Как сверить договор, спецификацию и версию ТЗ на металлоконструкции

Заказ рассчитан, условия согласованы, производство ждёт задание. Но договор ссылается на одну редакцию приложения, спецификация содержит уточнённый состав изделий, а инженер получил ТЗ из предыдущей переписки. Если передать комплект как есть, ошибка проявится уже в цехе. До передачи нужно установить, какие документы относятся к одному заказу и какая версия каждого из них утверждена.

Как определить комплект документов одного заказа

Начните с номера заказа и перечня обязательных документов по регламенту компании. Обычно это договор с приложениями, спецификация изделий и техническое задание. Могут добавляться чертежи, протокол согласования, письмо с изменением условий и исходное коммерческое предложение. Перечень для конкретного заказа утверждает ответственный сотрудник, а не программа по похожим именам файлов.

Для каждого документа зафиксируйте номер, дату, версию, автора, место хранения и событие утверждения. Последний загруженный файл не обязательно последний согласованный. Клиент мог прислать новую редакцию ТЗ для обсуждения, но договор остался подписанным с прежним приложением. В таком случае нельзя просто выбрать файл с более поздней датой.

Полезно завести карточку комплекта: номер заказа, ссылка на договор, конкретная редакция спецификации, утверждённая редакция ТЗ и основания выбора этих версий. Если основание отсутствует, статус карточки — «требует подтверждения». Для заказного производства металлоконструкций это отдельный этап между согласованием условий и выпуском задания в цех.

Какие условия сопоставить между документами

Список полей определяется договором и внутренним порядком компании. Обычно проверяют наименование и состав изделий, количество, единицы измерения, материалы, существенные размеры или ссылки на чертежи, этапы поставки и согласованные сроки. Отдельно сверяют, какое приложение названо в договоре и на какую редакцию ТЗ опирается спецификация.

Нельзя сравнивать только одинаково подписанные строки. Одно и то же изделие может иметь разные внутренние коды у отдела продаж и производства. И наоборот: одинаковое сокращение может скрывать различие в материале или исполнении. Правило соответствия должно иметь источник: утверждённый справочник, спецификацию или решение инженера. Совпадение по похожему тексту — лишь повод для проверки.

Коммерческие условия сравнивает менеджер с подписанными документами. Технические параметры подтверждает инженер. Если расхождение меняет цену, срок или объём, его нельзя автоматически «исправить» по более новому файлу: потребуется решение уполномоченных сотрудников и, возможно, новое согласование с заказчиком. Проверки черновика КП до отправки клиенту относятся к более раннему этапу; здесь проверяется уже согласованный комплект перед производством.

Как оформить расхождения без догадок

Рабочий результат сверки — реестр с конкретным вопросом и ответственным, а не один индикатор «ошибка». Записывайте значения из каждого источника, ссылку на место в документе, версию и статус. Отсутствие поля в одном документе не означает автоматически нарушение: сначала проверьте, должно ли оно там быть по вашему регламенту.

Условный пример для одного заказа, без данных клиента:

Таблица показывает метод, а не требования к комплекту документации. В реальном заказе поля, документы и ответственные будут другими. Важно, чтобы спорная строка не исчезала после переноса данных: к ней должны оставаться источник, вопрос и лицо, которое принимает решение. Для правовых условий можно использовать проверку договоров по чек-листу, но этот сценарий не заменяет юридическую оценку или инженерную проверку конструкции.

Как агент готовит реестр для менеджера и инженера

Сначала агент связывает файлы с номером заказа и извлекает версии, ссылки на приложения и выбранные компанией поля. Затем сопоставляет значения и формирует черновик реестра. У каждой строки остаётся ссылка на исходный фрагмент: страницу договора, позицию спецификации, пункт ТЗ или сообщение с подтверждением. Если связь файлов неоднозначна, агент отмечает это как пробел, а не подбирает наиболее похожий комплект.

Там, где сведения уже структурированы в 1С или другой системе, разумнее использовать обычное правило сверки. ИИ нужен прежде всего для работы с письмами, приложениями и документами разных форматов, когда источники распределены между отделами. Даже в таком потоке он не подтверждает инженерную пригодность материала и не трактует спорный пункт договора без человека.

В Titanium AI границы такого агента определяют на обследовании одного процесса. Нужно договориться, какой источник считается утверждённым, кто может поменять статус документа, как фиксируются версии и куда попадает исключение. Без этих правил автоматизация только ускорит распространение неясного решения между системами.

Кто утверждает условия и готовность заказа

Менеджер подтверждает, какие коммерческие условия и приложения согласованы с заказчиком. Уполномоченный сотрудник решает договорный вопрос. Инженер проверяет требования к изделию и допустимость замены материала или исполнения. Производство получает задание только после отметки о готовности комплекта по принятому порядку.

Реестр помогает этим людям видеть один и тот же спорный пункт, но не снимает их ответственность. Например, если новая редакция ТЗ пришла после подписания договора, агент может показать хронологию и различия. Решение о том, менять ли спецификацию, цену и сроки, остаётся у людей и должно быть оформлено в документах заказа. Автоматическая правка подписанных файлов здесь недопустима.

Как проверить сценарий на двух комплектах

Возьмите обезличенный обычный заказ и заказ с известным расхождением. Сотрудники заранее составляют эталон: какой комплект они считают утверждённым, какие поля сопоставляют и кому направляют спорные вопросы. Затем сравните с ним черновик, собранный агентом. Оценивайте не только число найденных различий, но и правильность источников, версий и маршрута решения.

Начать можно без внедрения. Заполните карточку комплекта и реестр вручную для двух заказов. Если значительная часть времени уходит на поиск версий, переписку и повторное сопоставление одних и тех же полей, появится конкретный предмет для обследования. Если документы уже структурированы и расхождения редки, достаточно укрепить существующие правила в учётной системе.