Заявка клиента не совпадает с каталогом: как поставщику подготовить КП

Клиент присылает спецификацию, в которой материалы названы не так, как в каталоге поставщика. Менеджер ищет соответствия, проверяет единицы измерения и остатки, затем собирает коммерческое предложение. Чем больше исключений в заявке, тем опаснее просто перенести строки в шаблон КП.

Как это устроено сейчас

У B2B-поставщика строительных и инженерных материалов заявка может прийти письмом, таблицей, PDF или списком в тексте сообщения. В одном файле указаны артикулы клиента, в другом — только описание и размеры. Часть позиций совпадает с каталогом, часть требует уточнения, а некоторые отсутствуют и предполагают замену.

Менеджер сначала разбирает документ на строки. Потом ищет каждую позицию в своей номенклатуре, сверяет характеристики и единицы измерения. Для КП он дополнительно проверяет цену, остаток, срок поставки и условия конкретного клиента. Если уточнение не пришло, спорная строка остаётся в переписке или попадает в предложение с предположением, которое никто явно не подтвердил.

Это разные виды работы. Перенос данных из файла можно ускорить одним способом. Поиск соответствий между двумя каталогами требует другого. Решение о допустимости аналога и условиях продажи остаётся за сотрудником.

Почему шаблон или простая загрузка в 1С не закрывают всю задачу

Если клиент и поставщик используют общие артикулы, автоматическая загрузка заявки может быть достаточной. При повторных заказах помогает накопленный справочник соответствий. Здесь нет смысла добавлять ИИ только ради ИИ.

Сложность начинается там, где клиент пишет свободным языком. Позиция может быть названа сокращённо, содержать не все параметры или объединять товар и требование к нему в одной ячейке. Похожее название в каталоге не гарантирует, что товар подойдёт. Для инженерной комплектации особенно важны характеристики и ограничения применения.

Поэтому задача агента — подготовить проверяемый черновик, а не молча заменить все строки заявки «ближайшими» товарами. Если параметров недостаточно, правильный результат — вопрос клиенту или отметка для технического специалиста.

Как разобрать заявку и сопоставить позиции

Сначала агент извлекает из письма и вложений отдельные строки: наименование, количество, единицу измерения, артикул, характеристики и примечания. У каждой строки должен оставаться источник — файл, лист или фрагмент сообщения. Тогда менеджер может быстро проверить, откуда взялось предложенное значение.

Далее строки проходят несколько проверок:

• Точное соответствие. Есть артикул или уже утверждённая пара «название клиента — позиция поставщика». Агент показывает найденный товар и источник соответствия.
• Возможные кандидаты. Название похоже, но различаются или отсутствуют характеристики. Агент показывает варианты и сами расхождения. Выбор не подтверждается автоматически.
• Нет надёжного соответствия. Позиция остаётся неразобранной. Агент формулирует, какие параметры нужно уточнить у клиента.

Единицы измерения проверяются отдельно. Нельзя принимать совпадение наименования, если в заявке и каталоге различаются упаковка, длина, масса или кратность отгрузки. Правила пересчёта задаёт компания; агент не должен придумывать их по смыслу текста.

Для отсутствующего товара можно подготовить список аналогов по разрешённому каталогу замен. Это только кандидаты. Применимость на объекте и согласование замены определяет технический специалист или менеджер по действующему регламенту.

Как из результата получается черновик КП

После подтверждения позиций агент получает из разрешённых источников цену, остаток, условия и шаблон предложения. Если данные расходятся — например, в прайсе одна цена, а в учётной системе другая, — строка должна уйти на проверку. Скрывать конфликт ради «готового КП» нельзя.

В черновике менеджер видит три группы строк: подтверждённые, требующие выбора и ожидающие ответа клиента. Такой формат помогает не терять незавершённые позиции среди готовых. Сотрудник утверждает скидку, срок, замену и отправку. Агент не обещает покупателю наличие товара и не отправляет предложение самостоятельно без отдельно согласованного правила.

Семь проверок перед отправкой КП

Проверьте каждую строку черновика. Если поле не подтверждено, сохраните вопрос и назначьте ответственного.

1. Исходник: файл, версия и строка заявки. Можно ли восстановить, что запросил клиент?
2. Номенклатура: артикул и существенные характеристики. Совпадает ли товар, а не только название?
3. Основание выбора: точное соответствие или кандидат в аналог, источник и различия. Применимость замены подтверждает ответственный специалист.
4. Количество: единицы клиента и поставщика, упаковка и правило пересчёта. Результат сверяет менеджер.
5. Цена: источник, момент получения, единица цены и согласованная скидка. Расхождение с другим прайсом остаётся на проверке.
6. Наличие: склад, момент проверки остатка, срок и резерв, если он нужен. Менеджер или закупщик подтверждает доступность перед отправкой.
7. Исключения: открытый вопрос, ответственный и решение. Менеджер утверждает состав предложения и отправку.

Агент может собрать сведения и показать расхождения. Спорный товар, неизвестную цену или наличие нельзя оформлять как подтверждённые.

Условный пример, не кейс: клиент запросил 40 шт., кандидат в каталоге упакован по 10 шт. Четыре упаковки закрывают количество только при подтверждённой фасовке и принятом правиле пересчёта. Применимость кандидата всё ещё проверяет специалист, цену и наличие — менеджер. До этого строка содержит вопросы.

У процесса есть предел. Если номенклатура не поддерживается в порядке, цены лежат в разрозненных файлах без ответственного, а правила аналогов не определены, агент лишь быстрее обнаружит эти проблемы. Сначала придётся определить, какой источник данных считается основным и кто принимает решение по исключениям.

Как оценить результат на своих данных

Одной скорости подготовки КП недостаточно. Быстрый черновик бесполезен, если менеджер потом исправляет неподходящие товары или выясняет, что цена взята из старого прайса. Поэтому в проверке нужны и скорость, и качество: время до черновика, доля строк с подтверждённым соответствием, число спорных строк, исправления после проверки и случаи, когда пришлось повторно спрашивать клиента.

Сравнивайте одинаковые виды заявок. Короткий повторный заказ с известными артикулами не равен новой спецификации со свободными описаниями. Для каждого примера сохраняйте исходный документ, версию каталога и окончательное решение менеджера. Так можно разобрать ошибку и изменить правило, а не спорить, «угадал» ли агент позицию.

Отдельно проверьте, сможет ли команда продолжить работу при недоступности агента: где останутся исходная заявка, подтверждённые соответствия и черновик КП. Это часть процесса, а не вопрос красивой демонстрации.

С чего начать проверку

Возьмите обезличенные заявки за обычный рабочий период, включая простые и спорные случаи. Отметьте, какие строки сейчас сопоставляются по артикулу, какие требуют ручного поиска, где возникают вопросы о характеристиках и кто утверждает замену. Отдельно зафиксируйте, сколько времени уходит на разбор, поиск, уточнения и сборку КП — по вашим фактическим данным, без оценок «на глаз».

Для одной обычной и одной спорной позиции заполните эти семь полей: сразу станет видно, какие сведения подтверждаются источником, а какие требуют решения сотрудника.

По этой выборке можно определить границы первого агента: какие форматы он читает, где берёт номенклатуру и цены, что отдаёт на проверку человеку и по каким признакам считать результат пригодным. Titanium AI начинает с такого обследования процесса и только затем предлагает схему подключения к системам заказчика.

Если у вас несколько потоков, начните с одного: например, с заявок из почты со спецификациями во вложении. Пять связанных процессов для B2B-поставщика стройматериалов собраны в отраслевом разделе; первый можно выбрать после разбора реальных заявок.