Нанять ещё одного человека или автоматизировать: как посчитать

Отдел просит ещё одну ставку: договоров стало больше, проверка задерживается. Подрядчик предлагает автоматизировать ту же работу. Чтобы сравнить варианты, нужны одинаковые границы задачи и понятный состав затрат.

Возьмём один процесс — проверку договора по чек-листу до передачи юристу списка расхождений. Согласование условий, переговоры и окончательное решение остаются у сотрудника. Если новая ставка нужна ещё и для этих задач, её нельзя целиком считать заменяемой автоматизацией проверки.

Ниже — методика для собственника или генерального директора. Все показатели берутся из собственного учёта и замеров. Срок окупаемости появится в расчёте только после проверки предположений.

Почему сравнение проекта с окладом не работает

Оклад показывает часть расходов на человека. Смета проекта может включать разработку, но оставлять за рамками инфраструктуру, сопровождение и ручную проверку результата. Сравнение этих двух сумм не отвечает на вопрос, кто выполнит весь нужный объём работы.

Есть и другая ошибка: умножить высвобождённые часы на стоимость часа и записать результат в экономию бюджета. Если зарплаты и остальные платежи сохранились, расходы не уменьшились. У команды появилась свободная ёмкость. Её ценность нужно объяснить отдельно: какой объём она позволит принять или какую подтверждённую потребность в найме закроет.

Поэтому ведите два расчёта: нагрузка на людей и изменение денежных расходов. Они связаны, но описывают разные результаты.

Как посчитать: методика на четыре шага

Шаг 1. Зафиксируйте объём и результат одного процесса

Опишите вход, выход и границу ответственности. Для нашего примера вход — договор и действующий чек-лист. Выход — перечень проверенных пунктов и расхождений, с которыми работает юрист. Исправление условий и согласование договора учитываются отдельно от прохождения чек-листа.

Выберите период, который отражает обычную нагрузку и существенные пики. Если в него не попали закрытие месяца или сложные договоры, расширьте наблюдение. Короткая удобная выборка ещё не доказывает, что замер представляет весь поток.

В таблице фиксируйте:

• вид и объём договора, комплектность приложений;
• время сотрудника на проверку по чек-листу;
• время на уточнение данных и повторную проверку;
• случаи, в которых потребовалось отдельное решение юриста;
• ожидание согласования — отдельно от времени работы.

Для однородной группы документов месячная нагрузка считается так:

H₀ = N × t₀ / 60

Здесь N — число договоров в месяц, t₀ — среднее время работы сотрудника в минутах, H₀ — часы работы. Если типовые и сложные договоры заметно различаются, посчитайте группы отдельно и сложите часы. Ожидание ответа не превращайте в оплаченные часы активной проверки.

Шаг 2. Оцените стоимость текущей нагрузки

Полную стоимость часа берите из управленческого учёта. Для сопоставимого периода разделите затраты на сотрудника на доступное рабочее время. Состав затрат согласуйте с финансами: оплата труда, связанные расходы работодателя, рабочее место и необходимые лицензии. Единовременные затраты учитывайте отдельно.

Не добавляйте повторно расходы, которые уже включены в исходную сумму. Доступные часы определяйте по своему рабочему календарю и учёту отсутствий. Универсальный годовой норматив для этой оценки не нужен.

C₀ = H₀ × r

Здесь r — стоимость часа, C₀ — оценка стоимости ресурса, занятого процессом за месяц. Это база для управленческого сравнения. Денежной экономией она станет только в той части, где действительно изменятся расходы.

Шаг 3. Замерьте работу, которая останется человеку

Для проверки автоматизации возьмите представительную выборку договоров с известным результатом проверки. Включите обычные и спорные случаи. До замера определите, какие пункты чек-листа проверяются, как показываются основания вывода и что передаётся юристу при недостатке данных.

В остаточную нагрузку входят просмотр результата, разбор исключений, исправление ошибок и поддержание чек-листа. Финальное решение по договору остаётся у юриста. Время работы системы и время сотрудника измеряйте отдельно.

H₁ = N × t₁ / 60 + Hсоп

t₁ — среднее время сотрудника после автоматизации, включая типовые и спорные случаи с учётом их долей в потоке. Hсоп — дополнительные часы на обслуживание процесса, ещё не включённые в t₁. Разница H₀ − H₁ показывает возможное изменение нагрузки. До проверки на выборке t₁ остаётся предположением.

В подтверждённом проекте проверки договоров по чек-листу исходная проверка занимала 4–5 часов, прохождение чек-листа агентом — 5–10 минут; на выходе формировался список расхождений. Этот результат относится к конкретной задаче. Для расчёта своего процесса потребуется отдельно измерить последующее участие юриста и состав исключений.

Шаг 4. Сравните расходы на одинаковом горизонте

Выберите горизонт T в месяцах и одинаковый требуемый объём проверки. Общие расходы, которые не меняются между сценариями, вынесите за скобки. Оставшиеся статьи удобно свести в таблицу.

Для денежного сравнения в каждой строке оставляйте реальные дополнительные платежи сценария. Часы действующей команды, оплачиваемые в прежнем размере, показывайте рядом как нагрузку. Не прибавляйте их стоимость второй раз к неизменному фонду оплаты труда.

Знайм(T) = разовые затраты найма + сумма дополнительных платежей за T

Завто(T) = разовые затраты автоматизации + сумма дополнительных платежей за T

Если сотрудник будет выполнять другие необходимые функции, сравнение должно учитывать их покрытие. Автоматизация одного участка не закрывает всю потребность в человеке. Если после неё требуется дополнительный найм, включите его в этот сценарий.

Проверьте расчёт при разном объёме договоров, доле исключений и стоимости сопровождения. Исходные значения подпишите: измерено, получено из сметы или пока предположено. Так будет видно, на каком допущении держится решение.

Когда решение об автоматизации обосновано

Сначала проверьте, можно ли упростить сам чек-лист, входные требования или передачу документов. Затем сравнивайте варианты исполнения: сотрудник, существующая система, правила обработки, RPA или ИИ-агент. Выбор технологии зависит от задачи и проверенного результата на ваших документах.

В Titanium AI отправная точка — разбор одного процесса и остаточной ответственности человека. Для автоматизации важны доступный источник правил, проверяемый выход и понятный маршрут исключений. Если правила не определены или новая ставка нужна прежде всего для переговоров и решений, сначала нужно уточнить организацию работы.

Окупаемость можно обсуждать, когда накопленные подтверждённые сокращения расходов или избегаемые расходы покрывают разовые затраты. Перераспределение времени на другие задачи оценивайте отдельно. Универсального порога доли рутины и гарантированного срока окупаемости здесь нет.